Em um cenário onde a segurança da informação se torna cada vez mais crítica, organizações precisam de estratégias claras para proteger seus dados sensíveis. O Microsoft 365 oferece uma solução robusta através de classificação de dados e rótulos de sensibilidade, que permitem tanto a proteção quanto o gerenciamento estratégico da informação. Mas como implementar essas ferramentas de forma eficaz?
O Que São Classificação de Dados e Rótulos de Sensibilidade?
A classificação de dados é um método para categorizar informações conforme seu grau de sensibilidade e necessidade de proteção. Já os rótulos de sensibilidade do M365 são ferramentas que aplicam políticas de segurança, como criptografia e restrição de acesso, de acordo com a classificação do conteúdo. Juntas, essas funcionalidades fornecem uma abordagem estruturada para controlar quem pode acessar, modificar ou compartilhar dados, ajudando as organizações a se alinharem às regulamentações de segurança e conformidade.
Estrutura de Classificação: Níveis e Exemplos
Para simplificar a classificação, a maioria das organizações adota uma estrutura de quatro níveis, que pode variar conforme a necessidade de proteção, e inclusive utilizam nomes que atendem cada tipo de organização.
Público: Informações sem restrições de acesso, como comunicados públicos e materiais promocionais.
Interno: Dados de uso exclusivo da organização, como documentos operacionais e contatos internos.
Confidencial: Informações que exigem acesso restrito, abrangendo dados pessoais e financeiros.
Restrito: Dados de alta sensibilidade, acessíveis somente a pessoal autorizado, como informações de saúde e credenciais de segurança.
Essa hierarquia permite que as organizações apliquem níveis específicos de proteção com base em como as informações são classificadas, garantindo que cada tipo de dado receba o nível adequado de segurança.
Rótulos de Sensibilidade no Microsoft 365: Como Funcionam?
No Microsoft 365, os rótulos de sensibilidade não apenas identificam o nível de proteção de um conteúdo, mas também ativam automaticamente regras de segurança para documentos e e-mails. Quando um documento é rotulado, as políticas de segurança definidas pelo administrador entram em ação, aplicando, por exemplo:
Criptografia: Impede o acesso não autorizado, mesmo que o arquivo seja compartilhado externamente.
Marcação de Conteúdo: Adiciona cabeçalhos, rodapés ou marcas d’água para indicar o nível de sensibilidade.
Controle de acesso: Define quem pode visualizar ou modificar o conteúdo.
Esses rótulos podem ser aplicados manualmente pelos usuários ou automaticamente pelo sistema, com base em condições específicas. Isso ajuda a simplificar a proteção de dados e diminui a necessidade de intervenção manual dos funcionários.
Implementação de Rótulos de Sensibilidade: Passos Práticos
1.Planeje a Estrutura de Classificação: Defina os níveis de sensibilidade que a organização utilizará e quais políticas de segurança devem ser associadas a cada um.
2. Crie os Rótulos no Centro de Conformidade: O M365 permite que os administradores criem e personalizem rótulos no portal de conformidade (Microsoft Purview Compliance Portal).
3. Defina o Escopo dos Rótulos: Configure se o rótulo será aplicado a documentos, e-mails, sites do SharePoint ou grupos do Teams.
4. Implemente as Configurações de Proteção: Associe criptografia, marcação de conteúdo e outras configurações de segurança a cada rótulo.
5. Publicação e Treinamento: Após criar e configurar os rótulos, publique-os para os usuários. Invista em treinamentos para garantir que a equipe compreenda a importância de rotular corretamente os documentos.
Melhores Práticas para Gerenciamento de Dados no Microsoft 365
Para maximizar a eficácia dos rótulos de sensibilidade, considere as seguintes práticas:
Comece com um Número Reduzido de Rótulos: Isso facilita a adaptação dos usuários ao processo, evitando confusões e erros.
Educação e Treinamento Contínuos: Usuários treinados aplicam rótulos de forma mais consistente e compreendem melhor as políticas de segurança.
Automatização Sempre que Possível: Utilize os recursos de automação do Microsoft 365 para rotular documentos automaticamente, conforme necessário. Isso reduz erros humanos e fortalece a proteção de dados.
Revisão e Ajustes Regulares: Periodicamente, avalie a eficácia dos rótulos e faça ajustes para atender a novas demandas de segurança ou conformidade.
A implementação de um sistema de classificação de dados e o uso de rótulos de sensibilidade no Microsoft 365 representam um avanço significativo para a segurança da informação nas empresas. Com uma estrutura bem planejada e o uso de automação, a proteção de dados se torna uma tarefa gerenciável e altamente eficaz, permitindo que a empresa atenda a regulamentações de segurança e proteja suas informações mais valiosas. Classifique seus dados, implemente rótulos de sensibilidade e fortaleça a segurança da sua organização com o Microsoft 365. A jornada para uma gestão de dados mais segura começa com políticas bem definidas e o engajamento de toda a equipe.
PS: Se você quer aumentar a sua segurança no Microsoft Copilot, você deve saber e usar isto!
PS2: Irei fazer um artigo sobre como usar isso com o Microsoft Copilot e IA Hub do Purview.
Seja o primeiro a comentar